"Das besprechen wir besser noch kurz im Meeting." Ein Satz, der in vielen Organisationen längst zum Reflex geworden ist. Doch in der Praxis zeigt sich: Zu viele Besprechungen führen nicht zu mehr Klarheit – sondern oft zu weniger Produktivität.
Meetings sind wie Zucker: In Maßen nützlich, im Übermaß schädlich
Die meisten Mitarbeitenden wünschen sich, Zeit für konzentriertes Arbeiten zu haben – um Probleme zu lösen, Entscheidungen vorzubereiten oder kreative Ideen zu entwickeln. Doch ihre Kalender sprechen oft eine andere Sprache: dicht getaktete Jour Fixes, Status-Updates, Projektbesprechungen, Ad-hoc-Calls und Abstimmungsrunden.
Das Ergebnis: Kaum Raum für Tiefenarbeit, ständiger Kontextwechsel, hoher Koordinationsaufwand. Und nicht selten stellt sich die Frage: Wurde durch dieses Meeting wirklich etwas vorangebracht?
Warum so viele Meetings?
Typische Argumente lauten:
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„Damit alle abgeholt sind.“
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„Sonst geht etwas unter.“
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„Das machen wir immer so.“
Hinzu kommt: In hybriden oder virtuellen Teams greifen viele aus Gewohnheit zu synchronen Formaten – Meetings wirken spontan, greifbar, verbindlich. Doch genau das kann zur Falle werden.
Drei Hebel für eine effektivere Meeting-Kultur
1. Asynchrone Kommunikation gezielt nutzen
Nicht jede Information braucht ein Live-Meeting. Viele Status-Updates, Rückfragen oder Planungsdetails lassen sich effizienter schriftlich klären.
Konkret heißt das:
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Statt wöchentlichem Jour Fixe: Ein gemeinsam gepflegtes Statusboard (z. B. in Microsoft Planner, Trello, Asana oder Notion)
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Tägliche Updates im Team: per kurzem Standup-Beitrag in einem geteilten Kanal (z. B. in MS Teams oder Slack – nach dem Muster „Gestern – Heute – Blocker“)
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Feedback-Runden: asynchron per Kommentarfunktion in Tools wie Miro, Confluence oder Google Docs
Vorteil: Jeder kann sich informieren und einbringen – zur passenden Zeit und ohne Meetings zu blockieren.
2. Klare Ziele, Rollen und Entscheidungswege
Viele Meetings verlieren an Wirkung, weil unklar ist, worum es geht und wer welche Verantwortung trägt. Stattdessen wird diskutiert, ohne zu entscheiden.
Was sich bewährt hat:
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Vor jedem Meeting klären: Was ist das Ziel? – Information, Diskussion oder Entscheidung?
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Wer wird wirklich benötigt – wer nur informiert?
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Wer entscheidet, und was ist danach konkret anders?
Tipp: Verwenden Sie einfache Strukturen wie die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) zur Rollenklarheit. Das hilft, Zeit zu sparen und Doppelarbeit zu vermeiden.
3. Vertrauen vor Kontrolle – nicht jeder muss überall dabei sein
Viele Teams haben die Sorge, dass etwas übersehen wird oder sich jemand nicht „abgeholt“ fühlt. Doch die permanente Einbindung aller bremst Entscheidungsprozesse und Verantwortung.
Alternative Ansätze:
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Delegationsmatrix: Klärt, welche Themen eigenständig entschieden werden können
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Rotierende Vertretungen in Regelmeetings statt Vollbesetzung
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Entscheidungsprotokolle, die später nachgelesen werden können
Wichtig: Nicht die Anwesenheit, sondern die Nachvollziehbarkeit zählt.
Format-Alternativen im Überblick
| Klassisches Meeting | Mögliche Alternative |
|---|---|
| Wöchentlicher Jour Fixe | Digitales Team-Board mit Kommentarfunktion |
| Tägliches Stand-up | Asynchroner Check-in im Chat (z. B. Slack, Teams) |
| Feedbackrunde | Kommentiertes Dokument oder Miro-Board |
| Strategiemeeting | Strukturierter Workshop (Timeboxing + visuelles Arbeiten) |
| Ad-hoc-Abstimmung | Entscheidungsregel + kurze E-Mail mit Frist |
Fazit: Wirkung schlägt Präsenz
Meetings sind ein wichtiges Werkzeug – aber nicht das einzige. In einer Welt, die Geschwindigkeit und Fokus verlangt, lohnt es sich, bewusster mit der eigenen Meeting-Kultur umzugehen.
Fragen Sie sich regelmäßig:
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Braucht es dieses Meeting wirklich – oder gibt es einen besseren Weg?
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Wie können Informationen so dokumentiert werden, dass sie für alle verfügbar sind?
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Und: Wie viel Vertrauen schenken wir unseren Teams, damit Entscheidungen auch ohne Dauerabstimmung möglich sind?
📌 Wer Meetings reduziert, gewinnt nicht nur Zeit – sondern oft auch mehr Wirkung. Brauchen Sie Unterstützung? Dann nehmen Sie gerne Kontakt auf!
